Satzung über die Benutzung des Stadtarchivs Ingolstadt

Benutzungssatzung

Die Stadt Ingolstadt erlässt aufgrund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 22.08.1998 (GVBl. S. 796, BayRS 2020-1-1-I) zuletzt geändert am 27.12.1999 (GVBl. S. 542) und aufgrund des Art. 13 Abs. 1 und 2 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22.12.1989 (GVBl. S. 710) folgende Satzung:

§ 1 Gegenstand der Satzung

Die Stadt Ingolstadt betreibt und unterhält ein Stadtarchiv als öffentliche Einrichtung nach Maßgabe der Satzung für das Stadtarchiv Ingolstadt vom 30.06.2000.

Satzung für das Stadtarchiv Ingolstadt

Das Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung benutzt werden.

§ 2 Zulassung zur Benutzung

(1) Wer Archivgut des Stadtarchivs benutzen will, bedarf der Erlaubnis der Leitung des Stadtarchivs.

(2) Die Erlaubnis kann nur erteilt werden, wenn der Antragsteller ein Antragsformular mit Angabe des Benutzungszwecks ausfüllt und sich über seine Person ausweist.

(3) Die Erlaubnis wird jeweils für die Dauer des angegebenen Benutzungszwecks erteilt.

§ 3 Beschränkung, Versagung und Zurücknahme der Erlaubnis

(1) Die Erlaubnis kann eingeschränkt, von Auflagen abhängig gemacht oder versagt werden, wenn

1. die Vorlage eines Archivstücks gegen öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Verpflichtungen und gegen die Interessen der Stadt verstoßen würde,
2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
3. der Antragsteller Archivgut zu anderen als den in § 1 angeführten Zwecken benutzen will,
4. der Antragsteller gegen die einschlägigen Bestimmungen zum Personen- oder Datenschutz sowie dieser Benutzungssatzung verstoßen hat,
5. das bestellte Archivstück besonders wertvoll ist, wegen seines Zustands durch die Benutzung gefährdet erscheint oder der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
6. Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen, 
7. durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde.

(2) Für die Zurücknahme der Erlaubnis gilt Abs. 1 sinngemäß.

(3) Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung oder zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht. 

§ 4 Schutzfristen und Schutzrechte

(1) Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Abs. 2 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benutzung ausgeschlossen. Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benutzt werden. Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden. Für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinne der §§ 8, 10 und 11 des Bundesarchivgesetzes unterliegt, gelten die Schutzfristen des § 5 des Bundesarchivgesetzes.

(2) Mit Zustimmung des Oberbürgermeisters können die Schutzfristen im einzelnen Benutzungsfall oder für bestimmte Archivgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. Die Schutzfristen können mit Zustimmung des Oberbürgermeisters um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.

(3) Die Benutzung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen von § 4 Abs. 1 und Abs. 2 zulässig. Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.

(4) Vorschriften des Datenschutzrechts über den Auskunftsanspruch des Betroffenen bleiben unberührt. An Stelle der Auskunft kann das Archiv Einsicht in die Unterlagen gewähren.

(5) Rechtsansprüche Betroffener auf Berichtigung sind in der Weise zu erfüllen, dass zu berichtigende Unterlagen um eine Richtigstellung ergänzt werden. Ist dies nicht möglich, sind die Unterlagen besonders zu kennzeichnen.

(6) Der Betroffene kann verlangen, dass Unterlagen, die sich auf seine Person beziehen, eine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er glaubhaft macht, durch eine falsche Tatsachenbehauptung beeinträchtigt zu sein. Dies gilt nicht für Feststellungen, die in einer rechtskräftigen gerichtlichen oder in einer bestandskräftigen behördlichen Entscheidung enthalten sind. Nach dem Tod des Betroffenen kann die Beifügung einer Gegendarstellung von den Erben sowie von den Ehegatten, den Kindern oder den Eltern verlangt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran geltend machen können.

(7) Unterlagen sind zu vernichten, wenn sie zum Zeitpunkt der Abgabe an das Archiv von der abgebenden Stelle hätten vernichtet werden müssen. Unterlagen sind nicht zu vernichten, wenn die sich aus anderen Vorschriften ergebenden Vernichtungspflichten erst nach der Abgabe an das Archiv entstehen. Bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung dürfen diese Unterlagen nur benutzt werden, wenn die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.

§ 5 Ort und Zeit der Benutzung

(1) Das Archivgut kann nur während der festgesetzten Zeit im Benutzerraum des Stadtarchivs benutzt werden.

(2) Ausnahmsweise können Archivstücke an öffentliche Dienststellen versandt werden, wenn

1. die bestellten Archivstücke nicht zu wertvoll sind,
2. die Dienststellen sich verpflichten, die Archivstücke in ihren Räumen diebstahl- und feuersicher aufzubewahren und fristgerecht zurückzusenden.

(3) Zur Versendung freigegebene Archivstücke sind angemessen zu versichern. Die Kosten für Verpackung, Versand und Versicherung gehen zu Lasten des Benutzers, der auch die Gefahr der Versendung trägt.

§ 6 Ausgabe von Archivstücken

(1) Die Archivstücke werden nach vorheriger Bestellung und nach erteilter Erlaubnis so schnell als möglich ausgegeben und sind am Ende der täglichen Benutzungszeit zurückzugeben. Archivstücke, die länger als drei Wochen nicht benutzt werden, müssen neu bestellt werden.

(2) Mit Rücksicht auf den Dienstbetrieb und andere Benutzer kann nur eine beschränkte Anzahl von Archivstücken gleichzeitig an denselben Benutzer ausgegeben werden.

§ 7 Behandlung der Archivstücke

(1) Die Archivstücke sind sorgfältig zu behandeln und dürfen weder beschädigt noch verändert werden. Insbesondere ist sowohl das Hinzufügen, Wegnehmen oder die eigenmächtige Vervielfältigung von Informationen als auch Bestandteilen der Archivstücke verboten, ebenso die Verwendung als Schreibunterlage. Die Archivstücke sind geordnet zurückzugeben.

(2) Der Benutzer hat den Zustand der ihm übergebenen Archivstücke zu prüfen und etwa vorhandene Schäden oder Veränderungen unverzüglich anzuzeigen. Erfolgt keine Anzeige, so wird vermutet, dass er das Archivstück in einwandfreiem Zustand erhalten hat.

(3) Die Verwendung von technischen und fototechnischen Geräten bei der Benutzung bedarf besonderer Genehmigung. Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird.

§ 8 Haftung

Die Benutzer haften für die Beschädigung oder den Verlust von Archivstücken. Mitbenutzer haften als Gesamtschuldner. Die Benutzer haben bei der Auswertung der vorgelegten Archivstücke beziehungsweise des mitgeteilten Akteninhalts schutzwürdige Interessen betroffener Personen zu beachten. Von Ansprüchen dieser Personen stellt der Benutzer das Stadtarchiv frei.

§ 9 Verhalten

(1) Die Benutzer haben sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass kein anderer behindert oder belästigt wird. Insbesondere ist es untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen und zu trinken. Unterhaltungen und der Betrieb technischer Hilfsmittel sind nur gestattet, wenn dadurch keine Beeinträchtigungen für andere Benutzer entstehen.

(2) Mitgebrachte, nicht unmittelbar zur Benutzung der Archivstücke notwendige Gegenstände sind in den verschließbaren Garderobeschränken zu deponieren. Auf Verlangen haben die Benutzer vor dem Verlassen des Stadtarchivs ihre Behältnisse offen vorzuzeigen.

§ 10 Veröffentlichungen

(1) Dem Stadtarchiv ist jede unter Verwendung seiner Bestände erfolgende Veröffentlichung unverzüglich anzuzeigen.

(2) Die Benutzer haben bei Veröffentlichungen jeder Art, die nur unter voller Wahrung der Rechte des Stadtarchivs geschehen dürfen, das Stadtarchiv als Quelle zu nennen.

(3) Dem Stadtarchiv ist unaufgefordert ein Freiexemplar der fertigen Arbeit zu übergeben.

§ 11 Reproduktion und Urheberrechte

(1) Fototechnische Reproduktionen von Archivstücken werden nach schriftlicher Auftragserteilung vom Stadtarchiv gefertigt und bedürfen der Genehmigung durch die Leitung des Stadtarchivs.

(2) Urheberrechte und Negative verbleiben dem Stadtarchiv. Das Stadtarchiv kann jedoch Nutzungsrechte einräumen und Negative abgeben.

(3) Reproduktionen durch den Benutzer können nur in besonderen Fällen genehmigt werden. Abs. 2 gilt in diesen Fällen sinngemäß.

§ 12 Ausschluß

Benutzer, die gegen diese Satzung verstoßen, können durch schriftliche Verfügung des Stadtarchivs zeitweise, bei schwerem Verstoß auch dauernd von der Benutzung des Stadtarchivs ausgeschlossen werden.

§ 13 Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig treten die Richtlinien über Benutzung und Entgelt für das Stadtarchiv Ingolstadt vom 27. November 1978 außer Kraft.